DMS (Daily Management System)- Hệ thống quản lý công việc hàng ngày

Ngày nay, hầu như các doanh nghiệp đều áp dụng các công cụ/phương pháp quản lý tiên tiến như Lean, Six sigma, TPM, IWS,..nhằm tối ưu nguồn lực, hướng lãng phí về zero/ giảm thiểu chi phí nhằm tạo lợi thế cạnh tranh trên thương trường.

Dù áp dụng các công cụ/phương pháp tiên tiến nào, để thành công bền vững cần ít nhất 3 yếu tố chính:

• Tầm nhìn: 5-10 năm nữa chúng ta sẽ như thế nào ?
• Động lực: Tại sao phải thay đổi ?
• Hệ thống & Quy trình: Làm thế nào để đạt được diều đó?

Về lý thuyết, 3 yếu tố nầy dường như tất cả các Ông chủ/Cấp quản lý doanh nghiệp đều biết. Trong đó:

• 2 yếu tố đầu tiên: Tầm nhìn & Đông lực. Tuỳ thuộc vào các Ông chủ. Ông chủ có tầm nhìn tốt, động lực đủ lớn sẽ định hướng và tạo bệ phóng cho toàn bộ nguồn lực của doanh nghiệp, từng bước đi đến thành công. Ông chủ đã có Tầm nhìn và Động lực, tuy nhiên Môi trường và Ngoại cảnh là yếu tố tác động rất lớn trên con đường đi đến thành công bền vững của doanh nghiệp.
• Yếu tố thứ 3: Hệ thống & Quy trình.

Trong phạm vi bài viết nầy chúng ta nói đến yếu tố Yếu tố thứ 3: Hệ thống & Quy trình, vì hầu hết các doanh nghiệp trong giai đoạn đầu áp dụng các công cụ/phương pháp tiên tiến đều đạt được các kết quả khả quan nhất định. Sau khoảng thời gian từ 2-3 năm, mọi thứ có chiều hướng xấu đi và cuối cùng là thất bại. Các Ông chủ lại loay hoay đi tìm một phương pháp/công cụ tối ưu khác.

Hệ thống & Quy trình- Trong tất cả các bài giảng của trường đại học/các trung tâm huấn luyện và tư vấn đều nói đến: Là yếu tố quan trọng nhất để đạt được mục tiêu và duy trì nền tảng bền vững để thành công. Một số tập đoàn lớn của nước ngoài đầu tư vào Việt Nam thực hiện rất tốt yếu tố nầy, họ thành công không chỉ ở Việt Nam mà ở tất cả công ty con trong toàn bộ tập đoàn. Nhân viên của họ luôn được yêu cầu: Làm việc theo quy trình/phải tuân thủ quy trình và tất cả Quy trình đều có Hệ thống quản lý.

Toyota là một tập đoàn áp dụng thành công nhất các công cụ/phương pháp quản lý LeanTPM (Total Productive Maintenance)- Bảo trì năng suất toàn diện. Trong 4 điểm quan trọng dẫn đến thành công của TPM có yếu tố quan trọng nhất: “Phương pháp tiếp cận hệ thống toàn diện” (xem chi tiết trong bài: “TPM at the heart of Lean/ Bảo trì năng suất toàn diện TPM trong Lean- Tại thư viện LeanTPM của TST”).

Quay lại vấn đề: Tại sao các doanh nghiệp/Ông chủ Việt Nam thường thất bại sau khoảng vài năm triển khai/áp dụng các công cụ/phương pháp tiên tiến đã được kiểm chứng tại các tập đoàn nước ngoài ? Vấn đề nằm ở Tinh thần lãnh đạo và yếu tố Tuân thủ Quy trình/Hệ thống.

1- Tinh thần lãnh đạo:

Chúng ta đang nói đến "Tinh thần lãnh đạo" của cấp Quản lý, của các chủ thể (Ownership). Sau giai đoạn đầu thể hiện sự quyết tâm áp dụng/triển khai các công cụ/phương pháp mới vào doanh nghiệp và đạt được các kết quả nhất định, phần lớn cấp quản lý thường lơ là việc giám sát sự tuân thủ các quy trình hoặc không áp dụng các hệ thống để quản lý quy trình. Điều đó dẫn đến kết quả không được như mong đợi.

Tinh thần lãnh đạo trong quản lý hệ thống được thể hiện qua 5 yếu tố sau:

1. ENVISION —  Kiến tạo tầm nhìn: Tạo ra một viễn cảnh mà hệ thống chúng ta vận hành tốt sẽ mang lại.
2. ENGAGE — Hợp tác phát triển: Chủ động lôi kéo các thành viên quan trọng của các bên liên quan tham gia vào các công đoạn và các mục tiêu của hệ thống.
3. ENERGIZE — Nung nấu tinh thần: Tranh thủ mọi lúc có thể chia sẽ tầm nhìn cho các thành viên. Làm rõ cho mọi thành viên biết họ sẽ ở đâu trong viễn cảnh đó. Thể hiện sự hăng hái, nhiệt tình.
4. ENABLE — Trau dồi kiến thức: Làm cho hệ thống trở nên rõ ràng và đơn giản. Loại bỏ các rào cản. Xem xét/nghiên cứu các số liệu. Huấn luyện & đào tạo.
5. EXECUTE — Hành động quyết liệt: Làm việc theo hệ thống. Đều đặn xem xét qui trình/tiến độ. Tự bản thân và yêu cầu người khác luôn thể hiện tinh thần chịu trách nhiệm. Tán dương các kết quả tốt.

2- Tính tuân thủ Quy trình & Hệ thống:

• Liệu chúng ta có thể cải thiện hiệu suất công việc mà không cần một phương pháp tiếp cận có hệ thống ? => Có thể nếu chúng ta liên tục phải ..GỒNG MÌNH...phải sử dụng.. CƠ BẮP !.
• Liệu chúng ta có thể liên tục gồng mình để duy trì kết quả đó? => Chắc chắn .. KHÔNG THỂ !

Ngày nay, các doanh nghiệp đều áp dụng các công cụ/giải pháp nhằm tối ưu chuỗi giá trị như Lean, TPM,.. , để các quy trình/hệ thống trong các công cụ ấy đạt hiệu quả tốt nhất, mỗi chủ thể được nhiều phòng ban cùng kiểm tra để phát hiện sớm các bất thường/khiếm khuyết nhằm ngăn ngừa các tổn thất/lãng phí, nhưng thực tế chúng vẫn rất dễ xảy ra. 

Điều quan trọng đối với thành công của các tập đoàn lớn trên thế giới đã được kiểm chứng là “Phương pháp tiếp cận hệ thống toàn diện”- Quản lý bằng hệ thống – Hệ thống quản lý Quy trình. Giống như một chuỗi bao gồm nhiều mắt xích, sức mạnh tổng thể của hệ thống chỉ tốt bằng mắt xích yếu nhất trong chuỗi.

Theo triết lý của Boeing, tổn thất/lãng phí rất khó xảy ra, vì mỗi lỗ trên miếng pho mát đều đã được bịt kín. Tổn thất/lãng phí chỉ xảy ra với xác suất 1/triệu khi ngẫu nhiên các lỗ trên cùng 1 đường thẳng đều bị đâm thủng. 

Có những tổn thất/lãng phí do môi trường/ngoại cảnh hay tầm nhìn chiến lược, DMS không thể can thiệp, nhưng các tổn thất/lãng phí do qui trình/hệ thống hoặc con người/hành vi, DMS là một công cụ hữu hiệu.

• Là một qui trình nghiêm ngặt cho phép bạn có được kết quả quan trọng dưới sự kiểm soát bằng cách tập trung vào công việc hơn là chỉ trên các kết quả.
• Là quản lý có hệ thống các qui trình công việc sao cho đạt mục tiêu đã chọn hoặc đầu ra.

DMS liên quan gì đến nhu cầu kinh doanh của chúng ta ?

• Nhằm duy trì các quy trình/hệ thống quan trọng để cung cấp một cơ sở nền tảng ổn định, từ đó có thể thực hiện các cải tiến để đáp ứng nhu cầu kinh doanh.

Mô hình hệ thống DMS:

Ví dụ: Áp dụng Hệ thống quản lý công việc hàng ngày DMS để quản lý quy trình CIL (Cleaning - Inspection & Lubrication) của chương trình AM (Autonomous Maintenance) - Một pillar của LeanTPM.

------------------------------------------------------

Ông: Nguyễn Đình Cương.

Chuyên viên Tư vấn Lean - TPM, công ty Tư vấn TST VN.